આ અંગ્રેજી મૂળ લેખનો અનુવાદ છે. સંદર્ભ માટે અંગ્રેજી આવૃત્તિ માન્ય છે. અંગ્રેજીમાં વાંચો
સારાંશ
સેંકડો ડીલરો મારફતે વેચાણ કરતા ઉત્પાદકની વર્કિંગ કૅપિટલનો મોટો ભાગ ડીલરોના ખાતામાં રહે છે. DSO (days sales outstanding, એટલે ઉધાર વેચાણની રકમ પાછી આવતાં સરેરાશ કેટલા દિવસ લાગે છે) કામની ચાર ટેવથી ઘટે છે: ઑર્ડર બુક થાય ત્યારે ક્રેડિટની સ્થિતિ દેખાય, રિમાઇન્ડર નક્કી ક્રમે જાય, વિવાદ વાળું ઇન્વૉઇસ બાકીના ખાતાથી અલગ રહે, અને દરેક પેમેન્ટ આવે તે જ દિવસે મેળવાય. આ ઉપરાંત વેપાર પાસે ફાઇનાન્સના વિકલ્પો છે, દરેકની પોતાની કિંમત સાથે: બૅન્ક મારફતે ડીલર ફાઇનાન્સ, સિક્યૉરિટી ડિપૉઝિટ, અને વહેલા પેમેન્ટ માટે કૅશ ડિસ્કાઉન્ટ. આ લેખમાં સમસ્યા કેવી રીતે માપવી, આ ટેવો અને વિકલ્પો, કાયદો વેચનારને શું આપે છે, અને લેણી રકમ માટે હિસાબમાં જોગવાઈ કેવી રીતે કરવી તેની વાત છે.
01પહેલાં માપો
DSO (ઉઘરાણીના દિવસો)
DSO એટલે ઉધાર વેચાણનો એક રૂપિયો વસૂલ થતાં લાગતા સરેરાશ દિવસ.
DSO = ગ્રાહકો પાસે લેણી રકમ ÷ સમયગાળાનું ઉધાર વેચાણ × સમયગાળાના દિવસજે વેપારના ડીલરો પાસે ₹30 કરોડ લેણા હોય અને વર્ષનું ઉધાર વેચાણ ₹120 કરોડ હોય, તેનો DSO 30 ÷ 120 × 365, એટલે આશરે 91 દિવસ થાય. વર્ષાંત સામાન્ય ન હોય ત્યાં શરૂઆતના અને અંતના બૅલેન્સની સરેરાશ વાપરો, અને વાર્ષિકની સાથે માસિક ગણતરી પણ કરો.
એક દિવસની કિંમત
એક દિવસનું ઉધાર વેચાણ = ઉધાર વેચાણ ÷ 365. વર્ષે ₹120 કરોડ પર તે આશરે ₹33 લાખ થાય. DSO જેટલા દિવસ ઘટે, દરેક દિવસે લગભગ તેટલી રોકડ છૂટી થાય છે. જો આ રોકડથી, ધારો કે વાર્ષિક 10 ટકાના દરે વપરાતી વર્કિંગ કૅપિટલ લિમિટ ઘટે, તો DSOનો દરેક દિવસ વર્ષે આશરે ₹3.3 લાખ વ્યાજ જેટલો થાય. તમારી બૅન્કનો દર વાપરો.
એજિંગ અને ઉઘરાણીની અસરકારકતા
DSO સરેરાશ છે અને સમસ્યા ક્યાં છે તે છુપાવે છે. બીજાં બે માપ તે બતાવે છે.
- બકેટ મુજબ એજિંગ
- લેણી રકમ જે હજી ડ્યૂ નથી, 1થી 30 દિવસ ઓવરડ્યૂ, 31થી 60, 61થી 90 અને 90થી વધુ.
- કલેક્શન ઇફેક્ટિવનેસ ઇન્ડેક્સ (CEI)
- સમયગાળામાં જેટલી રકમ વસૂલ થઈ શકી હોત, તેમાંથી ખરેખર કેટલો હિસ્સો વસૂલ થયો.
CEI = (શરૂઆતની લેણી રકમ + ઉધાર વેચાણ − અંતની લેણી રકમ) ÷ (શરૂઆતની લેણી રકમ + ઉધાર વેચાણ − અંતની ચાલુ લેણી રકમ) × 100અંતની ચાલુ લેણી રકમ એટલે જે હજી ડ્યૂ નથી તે. CEI 100ની નજીક હોય તો ડ્યૂ થયેલું લગભગ બધું વસૂલ થયું છે.
02ડીલરના પૈસા મોડા કેમ આવે છે
લિમિટ ઉપરાંત બુક થયેલા ઑર્ડર
ડીલરને મળતો સેલ્સમૅન ઘણી વાર ડીલરનું ખાતું (લેજર) જોઈ શકતો નથી. ઑર્ડર બુક થાય, માલ રવાના થાય અને ઓવરડ્યૂ રકમ વધે. એકાઉન્ટ્સ ડીલરને હોલ્ડ પર મૂકે ત્યાં સુધીમાં ડીલર શીખી ગયો હોય છે કે ક્રેડિટની શરતો વાળી શકાય છે.
જેની પાસે સમય હોય તેના પર આધારિત રિમાઇન્ડર
જ્યાં ઓવરડ્યૂ યાદી અઠવાડિયે એક વાર એક્સપોર્ટ થતી સ્પ્રેડશીટ હોય, ત્યાં મોટી રકમો માટે સેલ્સમાંથી ફોન જાય અને નાની રકમો રાહ જુએ. ડીલરો પહેલું પેમેન્ટ એવા સપ્લાયરોને કરે છે જે ફૉલો-અપ કરે છે.
નાનો વિવાદ આખું ખાતું અટકાવે
ડીલર એક કન્સાઇનમેન્ટમાં તૂટફૂટ, બીજામાં ઓછો માલ, અથવા હજી ક્રેડિટ ન થયેલું સ્કીમ ડિસ્કાઉન્ટ ક્લેમ કરે છે, અને આખું પેમેન્ટ રોકી રાખે છે. ઘણી વાર આ વિવાદ ત્યારે જ સામે આવે છે જ્યારે કોઈ ઓવરડ્યૂ રકમ માટે ફોન કરે.
જેને ક્યાં જમા કરવું તે ખબર ન પડે તેવાં પેમેન્ટ
પૈસા ઇન્વૉઇસના રેફરન્સ વગર બૅન્ક ટ્રાન્સફરથી આવે, બીજી બ્રાન્ચમાં જમા થયેલા ચેકથી આવે, અથવા રાઉન્ડ ફિગરના UPI પેમેન્ટ તરીકે આવે. જ્યાં સુધી તે મેળવાય નહીં ત્યાં સુધી ડીલર ઓવરડ્યૂ જ દેખાય, અને ચૂકવી દીધેલા પૈસા માટે પણ તેને રિમાઇન્ડર મળી શકે.
03કામની ચાર ટેવ
વેપાર કોઈ પણ સિસ્ટમ વાપરતો હોય, આ પદ્ધતિઓ લાગુ પડે છે.
ઑર્ડર લેતી વખતે જ ક્રેડિટ દેખાય
ઑર્ડર બુક કરનાર વ્યક્તિ એક જ સ્ક્રીન પર ડીલરની બાકી રકમ, ઓવરડ્યૂ રકમ અને ક્રેડિટ લિમિટ જુએ છે. ઑર્ડર લિમિટ વટાવે ત્યારે શું થાય તે વેપાર નક્કી કરે છે: ચેતવણી, બ્લૉક, કે ફાઇનાન્સ હેડ માટે હોલ્ડ. દરેક ડીલરની લિમિટ દર ત્રિમાસિકે તે ડીલરે કેવું પેમેન્ટ કર્યું છે તેના આધારે ફરી તપાસાય છે.
નક્કી ક્રમે રિમાઇન્ડર
| ક્યારે | રિમાઇન્ડર |
|---|---|
| ડ્યૂ તારીખના 3 દિવસ પહેલાં | ઇન્વૉઇસ અને પેમેન્ટ લિંક સાથે વિનમ્ર સંદેશ |
| ડ્યૂ તારીખે | ઇન્વૉઇસ આજે ડ્યૂ છે તેવો સંદેશ |
| 7 દિવસ ઓવરડ્યૂ | બધાં ઓવરડ્યૂ ઇન્વૉઇસની યાદી સાથે રિમાઇન્ડર |
| 15 દિવસ ઓવરડ્યૂ | ખાતું હાથમાં રાખીને જવાબદાર સેલ્સમૅનનો ફોન |
| 30 દિવસ ઓવરડ્યૂ | ફાઇનાન્સ હેડનો પત્ર; નવા ઑર્ડર હોલ્ડ પર |
દરેક સંદેશ ડીલરની પોતાની ભાષામાં જાય, તેમાં ઇન્વૉઇસ અને રકમ લખેલાં હોય, અને એવી લિંક હોય જ્યાં ડીલર ઇન્વૉઇસ જોઈ અને પેમેન્ટ કરી શકે.
વિવાદ ખાતાથી અલગ
ક્લેમ જે ઇન્વૉઇસ સંબંધિત હોય તેની સામે કારણ સાથે નોંધાય છે, અને ક્લેમ પતાવનાર વ્યક્તિને સોંપાય છે. તે ઇન્વૉઇસના રિમાઇન્ડર અટકે છે, જ્યારે બાકીનું ખાતું આગળ ચાલતું રહે છે. કારણ મુજબનું ક્લેમ રજિસ્ટર (તૂટફૂટ, ઓછો માલ, ભાવ ફરક, સ્કીમ) બતાવે છે કે કઈ સમસ્યાઓ સૌથી મોંઘી પડે છે.
પેમેન્ટ આવે તે જ દિવસે મેળવણી
બૅન્કની દરેક લાઇન આવે તે જ દિવસે કોઈ ઇન્વૉઇસ સાથે, અથવા ડીલરના ખાતા સાથે મેળવાય છે, જેથી મળી ગયેલા પૈસા માટે કોઈ ડીલરની પાછળ ન પડવું પડે.
04ફાઇનાન્સના વિકલ્પો અને તેમની કિંમત
| વિકલ્પ | કેવી રીતે ચાલે છે | ઉત્પાદકને શું ખર્ચ થાય |
|---|---|---|
| બૅન્ક મારફતે ડીલર ફાઇનાન્સ | ઉત્પાદક ગોઠવે તેવા પ્રોગ્રામ હેઠળ બૅન્ક રવાનગી પર ઉત્પાદકને પેમેન્ટ કરે અને ઇન્વૉઇસ સામે ડીલરને ધિરાણ આપે | સામાન્ય રીતે વ્યાજ સબવેન્શન કે ગૅરંટી, પ્રોગ્રામ મુજબ |
| સિક્યૉરિટી ડિપૉઝિટ કે બૅન્ક ગૅરંટી | ડીલર તેની ક્રેડિટ લિમિટ સામે ડિપૉઝિટ કે ગૅરંટી મૂકે | સંમતિ હોય તો ડિપૉઝિટ પર ચૂકવાતું વ્યાજ; શરતો બહુ કડક હોય તો નબળું ડીલર નેટવર્ક |
| વહેલા પેમેન્ટ માટે કૅશ ડિસ્કાઉન્ટ | ટૂંકા સમયમાં પેમેન્ટ કરવા બદલ ડીલર ડિસ્કાઉન્ટ કાપી લે | ડિસ્કાઉન્ટ પોતે, નીચે વાર્ષિક દર તરીકે ગણેલું |
| ધીમું પેમેન્ટ કરનાર માટે ટૂંકી ક્રેડિટ મુદત | મોડું પેમેન્ટ કરતા ડીલરોની મુદત ઘટાડાય | હરીફો પાસે વેચાણ જવાની શક્યતા |
કૅશ ડિસ્કાઉન્ટની કિંમત. પૂરી મુદતને બદલે ટૂંકા સમયમાં પેમેન્ટ માટે d ટકા ડિસ્કાઉન્ટ ઉત્પાદકને વર્ષે આશરે d ÷ (100 − d) × 365 ÷ (પૂરી મુદત − ડિસ્કાઉન્ટ સમયગાળો) જેટલું પડે છે.
45ને બદલે 10 દિવસમાં પેમેન્ટ પર 1 ટકા ડિસ્કાઉન્ટ માટે: 1 ÷ 99 × 365 ÷ 35 = વર્ષે આશરે 10.5 ટકા. જો વેપાર આનાથી ઓછા દરે ઉધાર લેતો હોય, તો ડિસ્કાઉન્ટ જે ઉધારની જગ્યા લે છે તેના કરતાં વધુ મોંઘું પડે છે.
સ્કીમ ડિસ્કાઉન્ટ પર GST. વેચાણ પછી આપેલું ડિસ્કાઉન્ટ CGST Act (કેન્દ્રીય માલ અને સેવા કર અધિનિયમ)ની કલમ 15(3)(b) હેઠળ ટેક્સેબલ વેલ્યુ ત્યારે જ ઘટાડે છે જ્યારે તે પુરવઠા પહેલાં કે પુરવઠા વખતે નક્કી થયું હોય અને ચોક્કસ ઇન્વૉઇસ સાથે જોડાયેલું હોય, અને ડીલર તેને અનુરૂપ ઇનપુટ ટેક્સ ક્રેડિટ રિવર્સ કરે. ઉત્પાદક કલમ 34 હેઠળ ક્રેડિટ નોટ આપે છે. આ શરતો પૂરી ન કરતી સ્કીમો GST ઘટાડ્યા વગર ફાઇનાન્શિયલ ક્રેડિટ નોટથી પતાવાય છે. સ્કીમ ક્લેમ ઝડપથી પતાવવાથી ડીલરો પેમેન્ટ રોકે તેનું એક સૌથી સામાન્ય કારણ દૂર થાય છે.
05કાયદો વેચનારને શું આપે છે
બાઉન્સ થયેલા ચેક
Negotiable Instruments Act, 1881 (પરક્રામ્ય લેખ અધિનિયમ)ની કલમ 138 હેઠળ ચેક તેની માન્યતા અવધિમાં રજૂ થવો જોઈએ, જે રિઝર્વ બૅન્કે ચેકની તારીખથી ત્રણ મહિના નક્કી કરી છે. ચેક પાછો ફરે પછી, બૅન્ક તરફથી જાણ થયાના 30 દિવસમાં વેચનારે લેખિત માગણી નોટિસ મોકલવી પડે છે. નોટિસ મળ્યાના 15 દિવસમાં ચેક આપનાર પેમેન્ટ ન કરે, તો કલમ 142 એ 15 દિવસ પૂરા થયા પછી એક મહિનામાં, પેમેન્ટ મેળવનારની બૅન્ક બ્રાન્ચ જ્યાં હોય ત્યાં અધિકારક્ષેત્ર ધરાવતી અદાલતમાં ફરિયાદ કરવાની છૂટ આપે છે. કલમ 143A હેઠળ અદાલત ચેક આપનારને ચેકની રકમના 20 ટકા સુધી વચગાળાનું વળતર ચૂકવવાનો આદેશ આપી શકે છે.
વેચનાર પોતે માઇક્રો કે સ્મૉલ એન્ટરપ્રાઇઝ હોય તો
Micro, Small and Medium Enterprises Development Act, 2006ની કલમ 15 અને 16 હેઠળ ખરીદનારે માઇક્રો કે સ્મૉલ સપ્લાયરને નક્કી કરેલી મુદતમાં પેમેન્ટ કરવું પડે છે, જે સ્વીકાર (acceptance)થી 45 દિવસથી વધુ ન હોઈ શકે, અને કોઈ મુદત નક્કી ન હોય તો 15 દિવસમાં. મોડા પેમેન્ટ પર રિઝર્વ બૅન્કે જાહેર કરેલા બૅન્ક રેટના ત્રણ ગણા દરે, માસિક ગણતરીથી ચક્રવૃદ્ધિ વ્યાજ લાગે છે, અને MSME Samadhaan પોર્ટલ પર ક્લેમ કરી શકાય છે. આ ફક્ત Udyam પર માઇક્રો કે સ્મૉલ તરીકે રજિસ્ટર્ડ વેચનારને લાગુ પડે છે. 1 એપ્રિલ 2025થી સ્મૉલ એટલે પ્લાન્ટ અને મશીનરીમાં ₹25 કરોડ સુધીનું રોકાણ અને ₹100 કરોડ સુધીનું ટર્નઓવર. ઉપરના ઉદાહરણની જેમ ₹120 કરોડનું વેચાણ ધરાવતો ઉત્પાદક મીડિયમ એન્ટરપ્રાઇઝ છે અને તેને આ લાગુ પડતું નથી. Udyam પર રજિસ્ટર્ડ વેપારીઓ (traders)ને પણ આ લાગુ પડતું નથી.
06કદાચ ન આવે તેવી રકમ માટે જોગવાઈ
ભારતીય હિસાબી ધોરણો (Ind AS) અનુસરતી કંપનીઓ Ind AS 109 હેઠળ ટ્રેડ રિસીવેબલ્સ પર અપેક્ષિત ક્રેડિટ નુકસાન (expected credit loss) નોંધે છે, સામાન્ય રીતે પ્રોવિઝન મૅટ્રિક્સથી: દરેક એજિંગ બકેટ માટે નુકસાનનો દર, વેપારના પોતાના ઇતિહાસના આધારે અને વર્તમાન સ્થિતિ મુજબ ગોઠવેલો. જૂનાં Accounting Standards અનુસરતી કંપનીઓ સાવચેત આકારણીના આધારે શંકાસ્પદ લેણાં માટે જોગવાઈ કરે છે. બંને રીતે, 90 દિવસથી વધુનું બકેટ વધે તો કોઈ ડીલર ડિફૉલ્ટ કરે તે પહેલાં જ નફા-નુકસાન ખાતામાં દેખાય છે, તેથી એજિંગ બોર્ડ સ્તરનું માપ બને છે.
07MatruOS તેને કેવી રીતે ચલાવે છે
દરેક સેલ્સ ઑર્ડર પર ક્રેડિટ ચેક
દરેક ગ્રાહક માટે ક્રેડિટ લિમિટ અને પેમેન્ટની શરતો રાખી શકાય છે. સેલ્સ સેટિંગ્સમાં વેપાર નક્કી કરે છે કે લિમિટ વટાવતો ઑર્ડર મંજૂર થાય, ચેતવણી બતાવે કે બ્લૉક થાય, અને ગ્રાહકને હોલ્ડ પર મૂકી શકાય છે. ગ્રાહકના પેજ પર બાકી ક્રેડિટ દેખાય છે.
આપમેળે રિમાઇન્ડર
વેપાર તેનો WhatsApp Business નંબર, SMS કે ઇમેલ જોડે પછી, MatruOS ઇન્વૉઇસ ડ્યૂ થવાના 2 દિવસ પહેલાં અને ફરી 2 અને 10 દિવસ પછી, વેપારે નક્કી કરેલા શબ્દોમાં રિમાઇન્ડર મોકલે છે. વેપાર સમય બદલી શકે છે અથવા કોઈ પણ રિમાઇન્ડર બંધ કરી શકે છે.
હાથે મોકલવા તૈયાર રિમાઇન્ડર
Payment reminders સ્ક્રીન ઓવરડ્યૂ ઇન્વૉઇસની યાદી બતાવે છે, દરેક સાથે તે કેટલું મોડું છે તે મુજબનો સંદેશ અને એવી લિંક જ્યાં ડીલર વેપારની બૅન્ક વિગતો સાથે ઇન્વૉઇસ જોઈ શકે, અથવા UPIથી પેમેન્ટ કરી શકે. વ્યક્તિ દરેક સંદેશ વેપારના પોતાના WhatsApp કે ઇમેલ પરથી મોકલે છે.
ઘણાં ઇન્વૉઇસ સામે એક પેમેન્ટ
ડીલર રાઉન્ડ રકમ ચૂકવે ત્યારે વ્યક્તિ ડીલર પસંદ કરે છે અને MatruOS ડીલરનાં ઇન્વૉઇસ સૌથી જૂની ડ્યૂ તારીખ પહેલી એ ક્રમે પતાવે છે, અને વધેલી રકમ ઍડવાન્સ તરીકે નોંધે છે.
બૅન્ક સ્ટેટમેન્ટ રિકન્સાઇલ
અપલોડ કરેલું બૅન્ક સ્ટેટમેન્ટ પહેલેથી નોંધાયેલાં પેમેન્ટ સામે આપમેળે રિકન્સાઇલ થાય છે. મેળ ન ખાતી લાઇનો સૂચન સાથે બતાવાય છે, જેને વ્યક્તિ પુષ્ટિ આપે કે પોસ્ટ કરે.
ક્લેમ ક્રેડિટ નોટથી પતાવાય
તૂટફૂટ કે ઓછા માલનો ક્લેમ સંબંધિત ઇન્વૉઇસ સામે ક્રેડિટ નોટથી પતાવાય છે, જેથી ઇન્વૉઇસનો બાકીનો ભાગ ડ્યૂ રહે. ક્રેડિટ નોટ માલને સ્ટૉકમાં પાછો લાવે છે, એટલે તૂટેલો કે ગુમ થયેલો માલ પછી વેસ્ટેજ તરીકે રાઇટ-ઑફ થાય છે. સ્કીમ કે ભાવ ફરક માટે ફક્ત રકમની ક્રેડિટ નોટ હજી ઉપલબ્ધ નથી.
રિમાઇન્ડર પછી આવેલી રકમની ગણતરી
Home સ્ક્રીન આ મહિને એવાં ઇન્વૉઇસ પર આવેલી રકમ બતાવે છે જેમાં પેમેન્ટ પહેલાં આપમેળે રિમાઇન્ડર ગયું હતું; આ ગણતરી વેપારના પોતાના પેમેન્ટ અને સંદેશના રેકૉર્ડ પરથી થાય છે. કોઈ વ્યક્તિએ પોતાના ફોન પરથી હાથે મોકલેલા રિમાઇન્ડર આ આંકડામાં ગણાતા નથી, અને આ આંકડો એવો દાવો કરતો નથી કે પેમેન્ટ રિમાઇન્ડરને કારણે થયું.
AI ભૂલ કરી શકે છે. રિમાઇન્ડર વેપારે મંજૂર કરેલા શબ્દો વાપરે છે. AI ટીમ જે રિમાઇન્ડર, પેમેન્ટ અને બૅન્ક પોસ્ટિંગ તૈયાર કરે તે બધું વ્યક્તિની રાહ જુએ એવું ઇચ્છતા હો, તો collections અને bookkeeping "Ask me" પર સેટ કરો, અને getting-paid loop "Ask" પર રાખો.
સ્રોત
31 ઑક્ટોબર 2026ના રોજ ચકાસેલ.
- Negotiable Instruments Act, 1881 (India Code): Sections 138, 142, 143A.
- Reserve Bank of India circular DBOD.AML.BC.No.47/14.01.001/2011-12, 4 November 2011: cheque validity of three months from 1 April 2012.
- Micro, Small and Medium Enterprises Development Act, 2006 (India Code): Sections 15 and 16.
- Ministry of MSME notification S.O. 1364(E), 21 March 2025: revised micro, small and medium thresholds from 1 April 2025.
- MSME Samadhaan portal
- Central Goods and Services Tax Act, 2017 (CBIC): Sections 15(3)(b) and 34.
- Ind AS 109, Financial Instruments, notified under the Companies (Indian Accounting Standards) Rules, 2015.