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सारांश
डिस्ट्रीब्यूटर का हर कार्टन पर मार्जिन कम होता है, और उसके स्टॉक की उम्र तय होती है। एक्सपायर हुआ स्टॉक उसी मार्जिन में से राइट-ऑफ होता है। जिस बैच का पता न चले कि वह किन खरीदारों तक गया, वह ड्रग या फूड लाइसेंस को जोखिम में डालता है। चार नियम दोनों को काबू में रखते हैं: माल आते समय बैच और एक्सपायरी दर्ज करना, सबसे पहले एक्सपायर होने वाला माल पहले निकालना, अगले 90 दिनों में एक्सपायर होने वाले स्टॉक पर तब कार्रवाई करना जब वह अभी बिक या लौट सकता है, और रिटर्न व रिकॉल बैच के हिसाब से संभालना।
01कानून क्या अपेक्षा करता है
ड्रग डिस्ट्रीब्यूटर। Drugs and Cosmetics Rules, 1945 (औषधि और प्रसाधन सामग्री नियम) का नियम 65 रिटेल और होलसेल बिक्री लाइसेंस की शर्तें तय करता है। इनमें यह भी है कि लाइसेंसधारी खरीद और बिक्री का ऐसा रिकॉर्ड रखे जिसमें दवा का नाम, बैच नंबर और निर्माता दिखे, और वह एक्सपायरी की तारीख निकल चुकी कोई भी दवा न बेचे, न बिक्री के लिए रखे। राज्यों के ड्रग कंट्रोल प्राधिकरण इन रिकॉर्ड की जांच करते हैं।
फूड डिस्ट्रीब्यूटर। Food Safety and Standards (Food Recall Procedure) Regulations, 2017 (खाद्य रिकॉल प्रक्रिया विनियम) के तहत निर्माण, आयात या होलसेल सप्लाई करने वाले फूड कारोबारों के पास रिकॉल प्लान होना चाहिए और उन्हें यह पता लगा पाना चाहिए कि रिकॉल किया गया उत्पाद कहां गया है। जो होलसेलर यह न बता सके कि किसी बैच का माल किन ग्राहकों को गया, वह रिकॉल नहीं कर सकता। इसके अलावा Food Safety and Standards (Labelling and Display) Regulations, 2020 के तहत पहले से पैक खाद्य पदार्थों पर "use by" या एक्सपायरी की तारीख होनी चाहिए, और उस तारीख के बाद खाद्य पदार्थ बेचा नहीं जा सकता।
एक्सपायर और लौटाए गए माल पर GST।
- राइट-ऑफ, गुम या नष्ट हुए माल पर लिया गया इनपुट टैक्स क्रेडिट CGST Act (Central Goods and Services Tax Act, 2017) की धारा 17(5)(h) के तहत रिवर्स करना होता है।
- CBIC सर्कुलर नंबर 72/46/2018-GST बताता है कि निर्माता को लौटाए गए टाइम-एक्सपायर्ड माल को दो तरह से माना जा सकता है: डिस्ट्रीब्यूटर द्वारा टैक्स इनवॉइस पर नई सप्लाई के रूप में, या निर्माता द्वारा धारा 34 के तहत जारी क्रेडिट नोट के सामने। धारा 34 का क्रेडिट नोट मूल सप्लाई वाले वित्त वर्ष के खत्म होने के बाद की 30 नवंबर तक, या अगर वार्षिक रिटर्न की तारीख पहले हो तो उस तारीख तक, घोषित करना होता है। जहां रिटर्न नई सप्लाई के रूप में हुआ हो और निर्माता बाद में माल नष्ट करे, वहां क्रेडिट निर्माता रिवर्स करता है।
02एक्सपायरी की कीमत, एक उदाहरण से
मान लीजिए किसी डिस्ट्रीब्यूटर की सालाना बिक्री ₹50 करोड़ है और एक्सपायरी राइट-ऑफ बिक्री का 1 प्रतिशत, यानी ₹50 लाख सालाना है। राइट-ऑफ आधा करके 0.5 प्रतिशत पर लाने से ₹25 लाख बचते हैं। 10 प्रतिशत के ग्रॉस मार्जिन पर यह ₹2.5 करोड़ की अतिरिक्त बिक्री के मार्जिन के बराबर है। 1 प्रतिशत, 0.5 प्रतिशत और 10 प्रतिशत अनुमान हैं; अपने आंकड़े लगाएं।
03एक्सपायरी के करीब स्टॉक का मूल्यांकन
AS 2 और Ind AS 2 के तहत इन्वेंटरी लागत और नेट रियलाइजेबल वैल्यू (शुद्ध वसूली योग्य मूल्य) में से जो कम हो, उस पर दिखाई जाती है। जो स्टॉक केवल डिस्काउंट पर बिक सकता है, या निर्माता को केवल कटौती के साथ लौट सकता है, उसकी नेट रियलाइजेबल वैल्यू लागत से कम होती है, और जैसे ही यह साफ हो, उसकी वैल्यू घटानी (write-down) होती है। इसलिए एक्सपायरी का असर लाभ-हानि खाते में स्टॉक के वास्तव में एक्सपायर होने से पहले ही आ जाता है। हर हफ्ते की एक्सपायरी रिपोर्ट इस write-down का सबूत भी होती है।
04एक्सपायरी का नुकसान कहां से आता है
माल आते समय बैच दर्ज नहीं होता
अगर गुड्स रिसीट में केवल आइटम और मात्रा दर्ज हो, तो बैच और एक्सपायरी सिर्फ कार्टन पर रह जाती है। तब पिकर जो सबसे पास होता है वही उठाते हैं, और सबसे पुराना स्टॉक पीछे पड़ा रहता है जब तक एक्सपायर न हो जाए।
पिकिंग का कोई नियम नहीं
आम निर्देश "पहले आया, पहले गया" (FIFO) होता है, पर शेल्फ लाइफ वाले माल के लिए यह गलत नियम है। बाद में आई डिलीवरी पर पहले की एक्सपायरी हो सकती है। मार्जिन बचाने वाला नियम है "पहले एक्सपायर, पहले बाहर" (FEFO, first expiry, first out)।
कम एक्सपायरी वाला स्टॉक देर से दिखता है
एक्सपायरी के करीब और एक्सपायर हो चुके स्टॉक को वापस लेने की निर्माताओं की नीतियां अलग-अलग होती हैं, और आमतौर पर उनमें एक कट-ऑफ और एक कटौती होती है। जिस रिटेलर को कम उम्र बचा माल दिया जाए, वह मना कर सकता है, और अस्पताल व सरकारी खरीदार अक्सर सप्लाई के समय न्यूनतम बची शेल्फ लाइफ की शर्त रखते हैं। जिस डिस्ट्रीब्यूटर को किसी बैच का पता तब चले जब उसमें 30 दिन बचे हों, उसके हाथ से दोनों रास्ते निकल चुके होते हैं।
रिटर्न किसी बैच से नहीं जुड़ा
कोई केमिस्ट तीन स्ट्रिप लौटाता है। जब तक रिटर्न में बैच का नाम न हो, डिस्ट्रीब्यूटर एक्सपायरी क्लेम सही निर्माता को नहीं भेज सकता, और उसका बैच-वार स्टॉक शेल्फ से मेल नहीं खाता।
05राइट-ऑफ कम रखने का तय तरीका
- माल आते समय बैच, निर्माण तिथि और एक्सपायरी दर्ज करें, हर लाइन के लिए, और जहां लागू हो वहां MRP भी। जिस आइटम की शेल्फ लाइफ तय है, उसकी एक्सपायरी निर्माण तिथि से निकाली जा सकती है।
- डिस्पैच में FEFO। स्टॉक सबसे पहले एक्सपायर होने वाले बैच से निकलता है। अगर पिकर कोई दूसरा बैच लेता है, तो वह दर्ज करता है कि कौन-सा।
- हर हफ्ते एक्सपायरी समीक्षा, अगले 90 दिनों में एक्सपायर होने वाले सारे स्टॉक की, जगह और मूल्य के हिसाब से:
| एक्सपायरी में बचे दिन | कार्रवाई |
|---|---|
| 61 से 90 | सेल्स टीम के जरिए निकालें; जो ग्राहक यह आइटम बड़ी मात्रा में खरीदते हैं, उन्हें ऑफर करें |
| 31 से 60 | मालिक की मंजूरी से स्कीम या कीमत का ऑफर; निर्माता की रिटर्न नीति का कट-ऑफ जांचें |
| 0 से 30 | जहां निर्माता स्वीकार करे, वहां उसे लौटाएं; नहीं तो एक्सपायर्ड एरिया में रखें |
| एक्सपायर हो चुका | उसी दिन बिक्री योग्य शेल्फ से हटाएं। जहां निर्माता स्वीकार करे, वहां लौटाएं; नहीं तो कारण के साथ राइट-ऑफ करें और इनपुट टैक्स क्रेडिट रिवर्स करें |
- हर ग्राहक रिटर्न बैच के हिसाब से दर्ज करें, और उसे उस ग्राहक को बेचे गए माल से मिलाएं।
- साल में एक बार रिकॉल ड्रिल। कोई एक बैच चुनें, डिलीवरी रिकॉर्ड से वे सभी ग्राहक खोजें जिन्हें वह मिला, और देखें कि इसमें कितना समय लगता है।
06किन आंकड़ों पर नजर रखें
- बिक्री के अनुपात में एक्सपायरी राइट-ऑफ,
- हर महीने, निर्माता के हिसाब से।
- 90 दिन से कम उम्र बचा स्टॉक,
- मूल्य के हिसाब से, हर हफ्ते।
- निर्माताओं को लौटाया गया एक्सपायरी माल जिसका क्रेडिट अभी नहीं मिला,
- मूल्य और अवधि के हिसाब से, जहां आपका सिस्टम इसे दर्ज करता हो।
- आइटम-वार स्टॉक के दिन,
- ताकि खरीद की मात्रा बिक्री के आधार पर तय हो और निर्माता की स्कीम उसमें एक कारक के रूप में गिनी जाए।
07MatruOS में यह काम कैसे होता है
माल आते समय बैच और एक्सपायरी। गुड्स रिसीट में हर लाइन के लिए बैच, निर्माण तिथि, एक्सपायरी तिथि और MRP दर्ज होते हैं। जिस आइटम की शेल्फ लाइफ सेट है, उसकी एक्सपायरी निर्माण तिथि से निकाली जाती है।
सबसे पहले एक्सपायरी वाला पहले। जब माल स्टॉक से निकलता है, तो MatruOS उसे सबसे पहले एक्सपायर होने वाले बैच से लेता है, और हर स्टॉक मूवमेंट में बैच और वह डिलीवरी दर्ज होती है जिसमें माल गया।
एक्सपायरी रिपोर्ट। स्टॉक रिपोर्ट में एक्सपायरी व्यू शामिल है: चुने गए दिनों के भीतर एक्सपायर होने वाला हर बैच, जगह के हिसाब से, मात्रा और MRP के साथ, और जिन बैचों की एक्सपायरी निकल चुकी है वे एक्सपायर्ड के रूप में चिह्नित।
राइट-ऑफ वेस्टेज के रूप में दर्ज। एक्सपायर या खराब माल के लिए स्टॉक सुधार उस जगह पर वेस्टेज के रूप में, कारण के साथ, दर्ज होता है।
रिटर्न अपने बैच में वापस। इनवॉइस के सामने क्रेडिट नोट पर लौटाया गया माल उसी बैच में वापस आता है जिससे वह बेचा गया था।
फार्मा के लिए अभी उपलब्ध नहीं। MatruOS के सेल बिल पर अभी बैच, एक्सपायरी, निर्माता और दोनों पक्षों के ड्रग लाइसेंस नंबर नहीं छपते, जो Drugs Rules का नियम 65(5) होलसेल मेमो पर मांगता है। इस पर काम चल रहा है। जब तक यह लाइव नहीं होता, फार्मा डिस्ट्रीब्यूटर को ये ब्योरे अपने बिल पर किसी और जरिये से देने होंगे। आपके कारोबार को जो चाहिए, वह हम हर प्लान पर मुफ्त बनाते हैं।
AI से गलती हो सकती है। रिसीट कन्फर्म करने से पहले बैच और एक्सपायरी का ब्योरा माल से मिलाकर जांच लें।
स्रोत
31 अक्टूबर 2026 को जांचे गए।
- Drugs and Cosmetics Act, 1940 and Rules, 1945 (CDSCO)
- Food Safety and Standards (Food Recall Procedure) Regulations, 2017 and (Labelling and Display) Regulations, 2020 (FSSAI)
- CBIC Circular No. 72/46/2018-GST, 26 October 2018: return of time-expired goods
- AS 2 and Ind AS 2, Inventories
- Central Goods and Services Tax Act, 2017: Sections 17(5)(h) and 34.