यह अंग्रेज़ी मूल से अनुवाद है। संदर्भ के लिए अंग्रेज़ी संस्करण ही मान्य है। अंग्रेज़ी में पढ़ें
यह पेज एक उदाहरण-स्थिति (scenario) के जरिए समझाता है। यह किसी क्लाइंट का वर्णन नहीं करता और किसी क्लाइंट के नतीजे नहीं बताता। यह दिखाता है कि MatruOS इस प्रकार और आकार के कारोबार के लिए वसूली कैसे चलाता है। आंकड़े ऐसा हिसाब हैं जिसे आप जांच सकते हैं, और मान्यताएं साथ में बताई गई हैं।
01कारोबार
मोरबी का एक सिरेमिक और विट्रिफाइड टाइल निर्माता कई राज्यों में लगभग 400 डीलरों के जरिए 30 से 60 दिन की क्रेडिट शर्तों पर बेचता है। उसका एक प्लांट है, डीलरों के पास जाने वाली एक सेल्स टीम है, और चार लोगों की अकाउंट्स टीम है। GST सहित उधार बिक्री लगभग ₹120 करोड़ सालाना है, और किसी औसत दिन डीलरों पर लगभग ₹30 करोड़ बकाया रहता है।
02बकाया रकम की कीमत
लेजर में बकाया रकम GST सहित होती है, इसलिए बिक्री का आंकड़ा भी GST सहित होना चाहिए।
डेज सेल्स आउटस्टैंडिंग (DSO, उधार बिक्री वसूलने में लगने वाले औसत दिन)। बकाया रकम ÷ GST सहित उधार बिक्री × 365 = 30 ÷ 120 × 365, यानी लगभग 91 दिन। अगर ₹120 करोड़ 18 प्रतिशत GST से पहले का आंकड़ा होता, तो उसी बकाया का मतलब होता 30 ÷ 141.6 × 365, यानी लगभग 77 दिन। दोनों आंकड़ों के लिए एक ही आधार रखें।
एक दिन की कीमत। उधार बिक्री का एक दिन ₹120 करोड़ ÷ 365, यानी लगभग ₹33 लाख है। अगर डीलर औसतन 10 दिन पहले भुगतान करें, तो कारोबार के रिसीवेबल्स में लगभग ₹3.3 करोड़ कम फंसे रहेंगे।
ब्याज में इसकी कीमत। अगर वह ₹3.3 करोड़ ऐसी वर्किंग कैपिटल लिमिट को घटाए जिस पर मानी गई दर 10 प्रतिशत सालाना है, तो ब्याज सालाना लगभग ₹33 लाख घटेगा।
10 दिन और 10 प्रतिशत हिसाब दिखाने के लिए चुनी गई मान्यताएं हैं। ये न इंडस्ट्री के औसत हैं, न इस बात का पूर्वानुमान कि कोई कारोबार क्या हासिल करेगा। अपने आंकड़े और अपने बैंक की दर इस्तेमाल करें।
03वसूली आमतौर पर कैसे चलती है
- स्प्रेडशीट की सूची।
- अकाउंट्स हफ्ते में एक बार डीलर-वार बकाया सूची निकालता है और सेल्स के साथ शेयर करता है।
- केवल बड़ी रकम के लिए फोन।
- सेल्स मैनेजर दौरों के बीच बड़ी ओवरड्यू रकम वाले डीलरों को फोन करते हैं। छोटे बैलेंस इंतजार करते हैं।
- लिमिट पार करके ऑर्डर।
- सेल्समैन डीलर का लेजर देखे बिना ऑर्डर बुक करते हैं, और माल उन डीलरों को भी चला जाता है जो पहले से लिमिट पार कर चुके हैं।
- जल्दी भुगतान पर कैश डिस्काउंट।
- कई टाइल निर्माता डीलरों को जल्दी भुगतान पर कैश डिस्काउंट देते हैं, जो बाद में क्रेडिट के रूप में दिया जाता है।
- पूरे बैलेंस पर रुके दावे।
- डीलर किसी एक कंसाइनमेंट में टूट-फूट का, या अब तक न मिले स्कीम या रेट-अंतर क्रेडिट का दावा करता है, और पूरा भुगतान रोक लेता है। बिना निपटे स्कीम और रेट-अंतर क्रेडिट डीलर बैलेंस पर विवाद की एक आम वजह हैं।
- भुगतान जिन्हें किसी इनवॉइस से जोड़ा न जा सके।
- डीलर NEFT, RTGS या चेक से बिना इनवॉइस रेफरेंस के गोल रकम भेजते हैं। जब तक कोई उन्हें सही जगह नहीं लगाता, डीलर ओवरड्यू ही दिखता है।
04MatruOS में यह काम कैसे होता है
ऑर्डर बुक होते समय क्रेडिट जांच
हर डीलर की एक क्रेडिट लिमिट और भुगतान की शर्तें होती हैं। सेल्स सेटिंग तय करती है कि जब कोई ऑर्डर डीलर को लिमिट से आगे ले जाए तो क्या हो: ऑर्डर होने दिया जाए, बुक करने वाले को चेतावनी मिले, या ऑर्डर ब्लॉक हो। किसी डीलर को होल्ड पर डाला जा सकता है। डीलर के पेज पर बची हुई क्रेडिट दिखती है, ताकि सेल्स और अकाउंट्स एक ही आंकड़ा देखें।
अपने आप जाने वाले रिमाइंडर
जब कारोबार अपना WhatsApp Business नंबर, SMS या ईमेल जोड़ देता है, तो MatruOS इनवॉइस की ड्यू डेट से 2 दिन पहले, और फिर ड्यू डेट के 2 और 10 दिन बाद, कारोबार के मंजूर किए शब्दों में रिमाइंडर भेजता है (WhatsApp पर मंजूर मैसेज टेम्पलेट के रूप में)। कारोबार समय बदल सकता है या कोई भी रिमाइंडर बंद कर सकता है। हर संदेश में एक लिंक होता है, जहां डीलर कारोबार के बैंक ब्योरे के साथ इनवॉइस देखता है, या UPI से भुगतान करता है।
हाथ से भेजने के लिए तैयार रिमाइंडर
Payment reminders स्क्रीन पर ओवरड्यू इनवॉइस की सूची होती है, हर इनवॉइस के लिए एक संदेश, जो इनवॉइस की देरी के हिसाब से होता है। कोई व्यक्ति इनमें से कोई भी संदेश अपने WhatsApp या ईमेल से भेज सकता है, जैसे सेल्स दौरे से पहले।
गोल रकम वाले भुगतान सबसे पुराने इनवॉइस से
अकाउंट्स टीम बैंक स्टेटमेंट अपलोड करती है। जो एंट्री पहले से दर्ज भुगतानों से मेल खाती हैं, उनका मिलान अपने आप हो जाता है। बिना रेफरेंस वाली गोल रकम के लिए कोई व्यक्ति डीलर चुनता है, और MatruOS उस डीलर के इनवॉइस सबसे पुराने ड्यू वाले से शुरू करके निपटाता है। अगर रकम डीलर के बकाया से ज्यादा है, तो MatruOS रुककर कहता है कि अतिरिक्त रकम एडवांस के रूप में दर्ज की जाए।
दावों का निपटारा क्रेडिट नोट से
टूट-फूट का दावा टूटे बॉक्सों के लिए इनवॉइस के सामने क्रेडिट नोट से निपटाया जाता है। MatruOS उन बॉक्सों को स्टॉक में वापस लाता है, इसलिए कोई व्यक्ति टूटे बॉक्सों को वेस्टेज के रूप में राइट-ऑफ करता है। इनवॉइस का बाकी हिस्सा ड्यू रहता है, और उस पर रिमाइंडर जारी रहते हैं।
रिमाइंडर के बाद वसूला गया पैसा, गिना हुआ
Home स्क्रीन दिखाती है कि इस महीने उन इनवॉइस पर कितना पैसा आया जिन पर भुगतान से पहले अपने आप जाने वाला रिमाइंडर गया था। किसी व्यक्ति के अपने फोन से हाथ से भेजे गए संदेश इस आंकड़े में शामिल नहीं हैं, और यह आंकड़ा यह दावा नहीं करता कि भुगतान रिमाइंडर की वजह से हुआ।
05रोज कौन क्या करता है
| कौन | क्या करते हैं |
|---|---|
| सेल्स टीम | ऑर्डर बुक करती है और क्रेडिट जांच तुरंत देखती है; जहां उपयोगी हो, दौरे से पहले हाथ से रिमाइंडर भेजती है |
| अकाउंट्स टीम | बैंक स्टेटमेंट अपलोड करती है, गोल रकम वाले भुगतान सही जगह लगाती है, दावों के लिए क्रेडिट नोट बनाती है |
| फाइनेंस हेड | हर हफ्ते 90 दिन से ज्यादा पुरानी रकम और होल्ड पर रखे डीलरों की समीक्षा करते हैं |
| कलेक्शन अधिकारी, AI टीम | बकाया रकम पर नजर रखता है, जिन डीलरों के भुगतान में देरी बढ़ रही है उन्हें चिह्नित करता है, और लोगों द्वारा बताए गए भुगतान दर्ज करता है |
| फाइनेंस कंट्रोलर, AI टीम | पूछे जाने पर कैश, रिसीवेबल्स और उनके रुझान को सरल शब्दों में समझाता है |
06एक ऑर्डर, शुरू से अंत तक (नमूना डेटा)
- एक सेल्समैन जयपुर के एक डीलर से ₹4,80,000 का ऑर्डर बुक करता है, जिसकी लिमिट ₹15,00,000 है और जिस पर ₹11,20,000 बकाया है। ऑर्डर से डीलर का बकाया ₹16,00,000 हो जाएगा। कारोबार ने "warn" (चेतावनी) चुना है, इसलिए सेल्समैन को चेतावनी दिखती है और वह कन्फर्म करने से पहले अकाउंट्स को फोन करता है।
- अकाउंट्स उसी सुबह आए ₹3,00,000 डीलर के पुराने इनवॉइस के सामने दर्ज करता है, और ऑर्डर लिमिट के भीतर आगे बढ़ जाता है।
- डिस्पैच पर 45 दिन की शर्तों के साथ इनवॉइस बनता है। ड्यू डेट से दो दिन पहले डीलर को इनवॉइस लिंक के साथ अपने आप जाने वाला रिमाइंडर मिलता है।
- डीलर बताता है कि रास्ते में 40 बॉक्स टूट गए। अकाउंट्स उन बॉक्सों के लिए इनवॉइस के सामने क्रेडिट नोट बनाता है।
- डीलर बिना रेफरेंस के NEFT से ₹4,00,000 भेजता है। अकाउंट्स डीलर चुनता है, और MatruOS सबसे पुराने इनवॉइस पहले निपटाता है। पुराने बकाया में से ₹4,20,000 और नया इनवॉइस ड्यू रहते हैं, और उन पर रिमाइंडर जारी रहते हैं।
डीलर, रकम और तारीखें नमूना डेटा हैं।
077 दिन में सेटअप
- डीलर और बैलेंस
- Tally या Busy के एक्सपोर्ट से, GSTIN और शुरुआती बैलेंस के साथ लोड किए जाते हैं।
- क्रेडिट लिमिट और शर्तें
- हर डीलर के लिए तय की जाती हैं, फिर जरूरत के हिसाब से बदली जाती हैं।
- खुले इनवॉइस
- उनकी ड्यू डेट के साथ लोड किए जाते हैं, ताकि रिमाइंडर सही दिन शुरू हों।
- चैनल
- WhatsApp Business नंबर, SMS सेंडर या ईमेल जोड़ा जाता है, और रिमाइंडर के शब्द मंजूर किए जाते हैं।
08क्या मापें
| पैमाना | कैसे | कितनी बार |
|---|---|---|
| डेज सेल्स आउटस्टैंडिंग (DSO) | बकाया रकम ÷ GST सहित उधार बिक्री × अवधि के दिन | हर महीने, पिछले साल के उसी महीने से तुलना |
| ड्यू डेट तक भुगतान हुए इनवॉइस का हिस्सा | ड्यू डेट को या उससे पहले भुगतान हुए इनवॉइस ÷ ड्यू इनवॉइस | हर महीने |
| 90 दिन से ज्यादा पुरानी रकम | एजिंग रिपोर्ट | हर हफ्ते |
| रिमाइंडर के बाद वसूला गया पैसा | Home स्क्रीन | हर महीने |
09अभी उपलब्ध नहीं
- ओवरड्यू दिनों के आधार पर ऑर्डर होल्ड करना। क्रेडिट जांच क्रेडिट लिमिट और होल्ड की स्थिति का इस्तेमाल करती है।
- ग्राहक इनवॉइस पर विवाद का निशान, जो केवल उसी इनवॉइस पर रिमाइंडर रोक दे।
- हाथ से भेजे जाने वाले रिमाइंडर को डीलर के हिसाब से समूह में रखना। Payment reminders स्क्रीन एक बार में 50 तक ओवरड्यू इनवॉइस दिखाती है, हर इनवॉइस के लिए एक संदेश।
- केवल रकम वाले क्रेडिट नोट, जैसे स्कीम, रेट-अंतर या कैश-डिस्काउंट क्रेडिट, जिनमें माल स्टॉक में वापस न आए।
- पोस्ट-डेटेड चेक की ट्रैकिंग।
आपके कारोबार को जो चाहिए, वह हम हर प्लान पर मुफ्त बनाते हैं। हमें बताएं कि इनमें से आपके लिए क्या जरूरी है।
AI से गलती हो सकती है। रिमाइंडर में वही शब्द जाते हैं जिन्हें कारोबार मंजूरी देता है। अगर आप चाहते हैं कि AI टीम का तैयार किया हर रिमाइंडर, भुगतान और बैंक पोस्टिंग किसी व्यक्ति का इंतजार करे, तो कलेक्शन और बुककीपिंग को Ask me पर रखें, और getting-paid loop को Ask पर रखें।